Retards de paiement des adhérents: en quoi consiste la nouvelle indemnité pour frais de recouvrement ?

Dans le cadre de la politique de lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales, les pouvoirs publics ont mis en place une indemnité pour frais de recouvrement. Ainsi, à partir du 1er janvier 2013, en cas de retard de paiement lors d’une transaction entre professionnels, une indemnité forfaitaire de 40 euros s’ajoutera systématiquement aux pénalités de retard, dues au créancier.

Si les frais de recouvrement réellement engagés sont supérieurs à ce montant forfaitaire, une indemnisation complémentaire sur justification pourra être demandée au débiteur.

Depuis la loi de modernisation de l'économie (LME) du 4 août 2008, les délais de paiement interentreprises sont restreints à 60 jours calendaires, ou à 45 jours fin de mois. 

(Source : décret du 2 octobre 2012)

Pour RAPPEL--------------------------------------------------------

Qu’est-ce qu’une pénalité de retard ?

Les pénalité de retard permettent d’anticiper les difficultés et peuvent s’avérer dissuasives pour le cocontractant. Elle l’incite à payer en temps et en heure.
Les pénalités de retard de paiement ne sont pas des clauses pénales. Par conséquent, le juge n'a pas le pouvoir d'en augmenter ou d'en réduire le montant (Cass. Com., 2 novembre 2011, no 10-14.677).

Les pénalités de retard sont-elles obligatoires ?

Les pénalités de retard sont dues de plein droit et doivent donc être payées spontanément (!) par le client… (articles L.441-6 du Code de commerce et 98 du Code des marchés publics) Mais, évidemment, cette "spontanéité" est toute théorique, sauf pour certains payeurs publics.

Quel taux appliquer ?

Sauf disposition contraire qui ne peut toutefois fixer un taux inférieur à trois fois le taux d'intérêt légal, ce taux est égal au taux d'intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de dix points de pourcentage.
Attention : les décrets dérogatoires rappellent tous l’application de ces pénalités mais certains en imposent la référence : taux minimal ou taux supplétif. Remarquons au passage que le taux supplétif est actuellement inférieur (1+10 = 11%) au minimum de 3×0,71 = 2,13%…
Il vaut donc mieux éviter :

·                               la référence au taux de la BCE car il varie trop souvent et au gré de la politique macroéconomique ;

·                               le taux minimal car insuffisamment dissuasif et porteur du message subliminal « ne jamais fâcher le client, même mauvais payeur… ».

La référence au taux légal est simple car il ne change qu’une fois l’an. En revanche, le multiplicateur minimal (trois fois) semble insuffisant. Mieux vaut lui préférer un facteur quatre ou cinq.
Rappelons aussi que l’on peut choisir un taux fixe (par exemple 15 % l’an ou 1,5 % par mois) et que celui-ci n’est pas soumis au plafond de l’usure car il s’agit d’une pénalité. 
NB : cette option évite de devoir faire varier le taux qui doit figurer sur les factures.

Faut-il les stipuler quelque part ?

Outre les contrats ou conditions de vente, les pénalités de retard doivent figurer sur les factures. Plus précisément, le mode de calcul ainsi que les conditions de l’application des pénalités de retard doivent figurer dans les conditions de vente (article L441-6 du Code de commerce).
Attention : le fait qu’elles ne soient pas stipulées n’empêche pas leur application (Cour de Cassation, 3 mars 2009).

 

Faut-il les réclamer ?

C'est vivement conseillé, et ce pour deux raisons :

·                               financière (pour compenser le préjudice subi) ;

·                               morale (le paiement des factures n’est pas une partie de cache-cash).

Le fournisseur qui veut faire pression sur son client pour l’inviter à la ponctualité a donc tout intérêt à rappeler l’obligation de payer ces pénalités dans ses lettres de relance amiable ainsi que lors des appels téléphoniques. 
Le mieux est alors de pouvoir chiffrer leur montant au moment de la relance. De plus, cette information cumulée pourra être utilement rappelée au moment de la renégociation annuelle des conditions avec le client…

Faut-il les facturer ?

Comme elles sont dues de plein droit, ce n’est pas nécessaire. Il incombe donc théoriquement au client de les calculer…, 
Il n’est nécessaire de les comptabiliser que dans l’exercice où elles ont été encaissées.
Néanmoins, le fournisseur qui tient à percevoir le montant des pénalités, ne serait-ce que pour compenser le coût financier du retard et des relances, choisira de les faire figurer au débit du compte client. Pour ce faire, il faut une facture ou une note de débit.
Précisons que cette facture est exonérée de TVA, puisqu’il s’agit de pénalités, et qu’elle est payable sans délai.

Comment les calculer ?

L’assiette est constituée par les montants dus TTC. Le taux, annuel ou mensuel, peut être converti en taux journalier puis multiplié par le nombre de jours écoulés entre la date d’échéance et la date d’encaissement ou la date à laquelle est fait le calcul (si le paiement n’est pas encore effectué).

Que faire si le client ne les paie pas ?

Toutes dispositions prévues en cas de retard de paiement (suspension des prestations, déchéance du terme de paiement, etc.) sont applicables, y compris l’action contentieuse (si le montant dû, augmenté de la clause pénale, le justifie).
D’autre part, il est possible de le signaler aux commissaires aux comptes (si le client en est pourvu), à la CEPC (Commission d’Examen des Pratiques Commerciales) ou à la DGCCRF 
Si les pénalités ont été facturées et que la relation commerciale est trop importante pour être mise en péril, il faut établir un avoir annulant ces pénalités avant la clôture de l’exercice (pour éviter de payer l’IS).