Les déplacements professionnels des salariés en 10 questions

QU’EST-CE QU’UN DÉPLACEMENT PROFESSIONNEL ?

Le déplacement professionnel est celui qui fait partie du travail du salarié ou qui lui est demandé par l’employeur pour les besoins de l’entreprise. Sont donc notamment visés les déplacements :
d’un chantier ou d’un établissement à l’autre ;
pour aller voir un client ;
pour aller prendre livraison d’une marchandise ou d’un matériel ;
pour se rendre en réunion ;
pour se rendre à un stage de formation imposé par l’employeur ;
pour se rendre dans des salons ou séminaires jugés nécessaires à l’accomplissement de la fonction par la direction de l’entreprise ;
liés à l’exercice d’une profession itinérante (commerciaux, transporteurs, métiers supposant de se rendre au domicile des patients ou clients)...


L’OBLIGATION DE SE DÉPLACER DOIT-ELLE FIGURER DANS LE CONTRAT DE TRAVAIL ?

Certaines professions induisent la nécessité de se déplacer, un salarié ne peut donc pas s’y refuser au motif que le contrat n’en dit rien. Lors de son embauche, cependant, il pourrait demander à ce que soit indiqué le périmètre de déplacement. Si celui-ci est assez large, il serait bon aussi que le contrat mentionne les dispositions prises pour l’hébergement et les repas. Mais pas d’inquiétude, si le contrat ne prévoit rien, l’employeur n’en est pas moins tenu de rembourser les frais (Cass. soc., 9 janv. 2001, no 98-44.833).

Qu’en est-il du salarié sédentaire ? Peut-il refuser un voyage inopiné ? Raisonnons d’abord en théorie : en raison de son caractère exceptionnel, la demande de l’employeur ne constitue pas une modification du contrat de travail. Le salarié ne peut donc s’y opposer que s’il peut invoquer des obligations familiales impérieuses. C’est une solution qu’il ne fau
t utiliser qu’en dernier recours car il ne faut jamais oublier que derrière un refus, même légitime, peut se cacher un licenciement.

QUI CHOISIT LE MODE DE TRANSPORT ?

L’employeur a pleine liberté, sous quelques réserves toutefois.
D’abord, le mode de transport choisi doit être compatible avec l’état de santé du salarié tel que constaté par le médecin du travail. Ensuite, l’employeur ne doit pas méconnaître les prévisions du contrat de travail ou d’un accord collectif. Enfin, l’employeur ne peut imposer au salarié d’utiliser son véhicule personnel. Il lui faut pour cela l’accord exprès de l’intéressé. Que se passe-t-il si le salarié est opposé, en dehors de toute raison médicale, à l’idée de prendre l’avion ? La réaction de l’employeur peut être ferme si la mission du salarié implique de manière évidente des transports par air, par exemple, s’il a des fonctions internationales.
Dans le cas contraire, il serait osé de donner une réponse tranchée, la jurisprudence ne s’étant pas encore prononcée, mais il n’est pas impensable pour le salarié d’invoquer une atteinte non justifiée à sa liberté individuelle s’il est véritablement en proie à une phobie. Un certificat médical, bien sûr, lèverait les difficultés.

QUI ACHÈTE LES TITRES DE TRANSPORT ?

Tout est possible : soit l’employeur se procure les titres, soit il laisse ce soin au salarié.
La première solution est de loin la meilleure. En premier lieu, il est plus économique pour l’entreprise de s’adresser à une seule agence qui fournira les billets et fera un prix. En deuxième lieu, cela donne à l’employeur la certitude que personne ne prendra, sans raison valable, des billets trop chers. En dernier lieu, cela évite d’avoir à demander au salarié d’avancer des sommes parfois importantes.
Sachez-le : l’employeur ne peut imposer au salarié de faire l’avance des frais que par contrat et à condition que cette avance n’ait pas pour effet de faire descendre, un mois donné, le salaire en dessous du Smic (Cass. soc., 10 nov. 2004, no 02-41.881).

QUELS SONT LES FRAIS À REMBOURSER ?

Les frais de transport, de repas et d’hébergement doivent être remboursés, c’est une obligation (Cass. soc., 10 nov. 2004, no 02-41.881). Sans rentrer dans le détail, on peut juste rappeler quelques principes.

Premièrement, l’employeur a la faculté de limiter le remboursement aux dépenses strictement nécessaires, dans la mesure où il a informé le salarié de son intention. Par exemple, si le salarié est prévenu que le train est remboursé au tarif de 2e classe, il peut, s’il le veut, voyager en 1re mais le supplément sera à sa charge. Le salarié ne peut d’ailleurs réclamer des remboursements que si l’employeur lui a demandé d’exposer ces frais ou l’a mis dans une situation où il ne pouvait faire autrement.

Deuxièmement, l’employeur a le choix du ou des modes de remboursement mais il ne peut faire de différences entre les salariés que si celles-ci reposent sur des raisons objectives et pertinentes. Ainsi, il est possible de prévoir un système forfaitaire pour les VRP et le remboursement des dépenses réelles pour les autres salariés. Par contre, l’appartenance à une catégorie ne suffit pas, à elle seule, à justifier une différence de traitement. La Cour de cassation l’a affirmé à propos d’une différence en matière d’indemnités kilométriques (Cass. soc., 6 juill. 2011, no 09-65.554). Dans le même arrêt, elle précise que l’employeur ne saurait avantager les représentants du personnel du fait de leur mandat.

Troisièmement, l’employeur qui souhaite modifier la manière dont il rembourse les transports (passage d’un système de remboursement des frais réel à un système forfaitaire ou décision de ne plus rembourser qu’au tarif le plus économique), doit s’assurer que, ce faisant, il ne touche pas à des dispositions contractuelles. Le changement du mode de remboursements est alors regardé comme une modification du contrat de travail (Cass. soc., 14 mars 2000, no 98-42.241).

QUELLES CONSIGNES L’EMPLOYEUR PEUT-IL DONNER ET COMMENT ?

Les consignes visant les déplacements professionnels doivent être précises et accessibles à chacun des salariés susceptibles de se déplacer. Plusieurs modalités sont possibles : intégration dans le livret d’accueil, affichage, rubrique sur le site intranet de la DRH, note annexée au bulletin de paye, désignation d’un référent... En aucun cas elles ne doivent figurer dans le règlement intérieur car elles n’ont aucun caractère dis ciplinaire.

Quelle que soit la forme choisie, l’information, pour être complète, doit comporter les mentions suivantes :
désignation des modes de transport pour chaque type de destination (train, avion, voiture, taxi, métro...), en mentionnant si les salariés sont, ou non, autorisés à prendre des billets de train de 1re classe ou des billets d’avion classe affaires ;
désignation de celui qui se procure les billets (le salarié luimême ou une personne missionnée pour le faire) et auprès de quel organisme (directement la SNCF ou une compagnie aérienne donnée ou, au contraire, une agence) ;
tarifs de remboursement ;
justificatifs à produire, destinataire de ces justificatifs, signatures à recueillir et délais de production par rapport à la date du déplacement.

Une note particulière est souvent nécessaire en ce qui concerne les voitures.

QUE PEUT EXIGER LE PERSONNEL EN MATIÈRE DE SÉCURITÉ ?

L’employeur doit évaluer les risques liés aux transports, les inscrire dans le Document unique et prendre des mesures pour les diminuer. Il doit le faire en associant le CHSCT et les services de santé au travail.

Les précautions à prendre visent les moyens de transport mais aussi les personnes transportées. Il convient de prévoir pour les salariés itinérants un suivi médical plus attentif que celui des sédentaires et une formation permanente.
Le fait d’obliger un salarié à se déplacer en voiture malgré l’avis contraire du médecin du travail justifie une prise d’acte de la rupture du contrat de travail aux torts de l’employeur (Cass. soc., 22 sept 2010, no 08-45.225).

COMMENT SE CALCULE LE TEMPS DE TRAVAIL PENDANT LES DÉPLACEMENTS ?

Le temps de trajet pour se rendre d’un lieu de travail à un autre lieu de travail est assimilé à du temps de travail effectif (Circ. DRT no 2003-06, 14 avr. 2003 ; Cass. soc., 12 janv. 2005, no 02-47.505).

Quant au temps de trajet entre l’entreprise et le chantier ou le lieu d’intervention, il est considéré comme un temps de travail effectif dès lors que le salarié doit se rendre dans l’entreprise avant d’être transporté sur le chantier (Cass. soc., 16 juin 2004, no 02-43.685).
Sinon, le temps de trajet pour se rendre directement sur le chantier ou tout autre lieu de travail n’est pas du temps de travail. En cas de déplacement exceptionnel, si le trajet est plus long que d’habitude, le salarié doit être indemnisé de cette sujétion (Cass. soc., 5 mai 2010, no 08-43.652).

L’EMPLOYEUR PEUT-IL CONTRÔLER LE SALARIÉ EN DÉPLACEMENT ?

L’employeur a le droit de contrôler le salarié en déplacement puisqu’il est sous sa responsabilité mais il lui sera difficile de trouver des moyens qui ne soient pas attentatoires aux libertés individuelles. Ainsi, la jurisprudence s’oppose-t-elle à l’installation d’appareil de géolocalisation pour un commercial (Cass. soc., 3 nov. 2011, no 10-18.036) ou à la filature d’un visiteur médical non prévenu de cette mesure (Cass. soc., 26 nov. 2002, no 00-42.401).

Par contre, dans les transports routiers, l’employeur a non seulement le droit mais le devoir d’installer des chronotachygraphes pour contrôler la durée de conduite et de travail.

LE COMPORTEMENT DU SALARIÉ PENDANT SON TRANSPORT PEUT-IL ENTRAÎNER DES SANCTIONS ?

Pendant les transports effectués à des fins professionnelles, le salarié reste sous la subordination de l’employeur. Il encourt donc des sanctions disciplinaires en cas de faute.
Erreurs de conduite : elles ne sont pas forcément considérées comme des fautes, sauf si le salarié a sciemment enfreint les dispositions du Code de la route. C’est à l’employeur de décider s’il considère les faits comme fautifs (Cass. ass. plén., 6 janv. 2012, no 10-14.688).

Changement de vol ou de compagnie, détournement de billets : les transports aériens sont aléatoires. Les hypothèses conduisant le salarié à changer de vol ou de compagnie ne manquent pas : vol annulé ou retardé, correspondance manquée, « surbooking » ou arrivée tardive à l’aéroport. Dès lors que le salarié peut apporter des justificatifs de ces incidents, il ne peut être sanctionné pour avoir recherché une solution.

Incivilités : une attitude indisciplinée ou injurieuse par rapport à l’équipage et/ou aux autres voyageurs peut entraîner des sanctions disciplinaires à partir du moment où elle cause un préjudice à l’entreprise (Cass. soc., 31 mars 2009, no 08-40.159).